In zeven stappen naar een goede relatie met jouw toezichthouder!

Hoe kom je als OR in gesprek met de toezichthouder? Steeds vaker komt het in mijn praktijk voor dat de OR wil weten wat zij met de toezichthouder kan. De OR en de toezichthouder (RvT of RvC) hebben een aantal overeenkomstige belangen, bevoegdheden en interesses. Soms is contact zelfs wettelijk vastgelegd.

Adhoc contact is de regel, structureel contact de uitzondering.

Het contact met de toezichthouder is vaak niet regelmatig en zonder duidelijke inhoudelijke afspraken over rol en verhouding. De contactmomenten zijn er dan alleen ingeval van een crisissituatie. Op zo’n moment is er soms al sprake van ‘verstoorde’ verhoudingen. Dat kan zijn ontstaan omdat een toezichthouder medeverantwoordelijk is voor de strategische keuzes uit het verleden. Het nadeel daarvan is dat er spanning staat op het overleg tussen de OR en de toezichthouder. Hierdoor is goed informeel of formeel contact niet vanzelfsprekend.

Overeenkomstige belangen en interessegebieden van de Ondernemingsraad en de toezichthouder.

Onderstaand een opsomming van de raakvlakken:

¥ Jaarverslag inzake naleving Corporate Governance Code;
¥ Besluitvorming economische-, organisatorische- of sociale onderwerpen;

¥ Beloningsbeleid bestuur en toezicht;

¥ Evaluatie van een klokkenluidersregeling;

¥ Benoeming bestuurder;
¥ Profielschets en benoeming toezichthouders;

¥ Opzeggen vertrouwen toezichthouders;
¥ Onderzoek naar mogelijk wanbeleid;

¥ Bijdrage leveren aan de realisatie van de organisatiedoelen;
¥ Bijwonen halfjaarlijkse overleg;

¥ Verslagen van de overlegvergadering;
¥ Toekomstvisie van de organisatie

Dit illustreert dat er voldoende raakvlakken zijn waarop de Ondernemingsraad en de toezichthouder elkaar kunnen vinden. Dit kunnen tevens onderwerpen zijn die op de agenda gezet kunnen worden voor het overleg met de toezichthouder.

Hieronder dus de 7 stappen naar een succesvolle relatie :

Stap 1: Bepaal jullie eigen beeld over de manier waarop je je relatie met de toezichthouder wil vormgeven. Vorm een commissie of werkgroep die een voorstel doet aan de OR.

Stel vast:

– waarom jullie met de toezichthouder willen overleggen

– hoe vaak je elkaar gaat zien (minimaal 3 x per jaar om de relatie in stand te houden),

– welke informatie jullie nodig hebben,

– welke informatie jullie willen delen en in welke setting (omgeving).

Stem het voorstel goed met elkaar af.

Stap 2: Informeer de bestuurder dat je zelfstandig een relatie met de toezichthouder gaat opbouwen en waarom jullie dat belangrijk vinden.

Stap 3: Maak een kennismakingsafspraak met de toezichthouder.

Stap 4: Stel een agenda op waarin jullie aandacht vragen voor kennismaking. Verdiep je in de personen en nog niet direct in de zaken.

Stap 5: Stel in samenspraak met jullie toezichthouder een jaaragenda op waarbij jullie elkaar minimaal 3 keer ontmoeten.

Stap 6: Maak een verslag van elke bijeenkomst. Stem af wat jullie gezamenlijk (OR en toezichthouder) naar buiten zullen brengen als resultaat van de bijeenkomst.

Stap 7: Communiceer jullie relatie met de achterban en doe verslag van de gesprekken op de afgesproken manier.

Wil je hulp bij de bovenstaande stappen en gezamenlijk met een ervaren adviseur werken aan de relatie met de toezichthouder?

Neem contact op voor een vrijblijvend win-win gesprek.