Het Directiemodel voor effectiever en met meer resultaat vergaderen met jouw Ondernemingsraad

Het @Directiemodel voor effectiever en met meer resultaat vergaderen is een afkorting van de diverse stappen die er nodig zijn om als OR met geringe inspanning zoveel mogelijk resultaat te behalen voor je achterban.

1.Documentatie

2.Interactie

3.Reflectie

4.Evenwichtige relatie

5.Communicatie

6.Teamwerk

7.Implementatie

8.Evaluatie

Dit keer gaat het over enkele van de stappen die horen bij de stap van de Evenwichtige relatie, om effectiever en met meer resultaat te vergaderen met jouw Ondernemingsraad.

Verras je bestuurder niet.

Het klinkt zo eenvoudig en dat is het ook maar zoveel medezeggenschappers/ondernemingsraden maken de fout door hun gesprekspartners te verrassen tijdens een overleg. Wat bedoel ik met verras je bestuurder niet? Wat ik met verras je bestuurder niet bedoel is dat er op de agenda een vage kreet staat waaronder vanalles nog wat onder gebracht kan worden, vaak gaat het dan over een standaard-agenda. Dat is voor iedereen wel ‘makkelijk’ maar vooral voor de bestuurder. Het overleg wordt dan net zo voorspelbaar als de manier waarop de meeste mensen seks hebben….nee niet op z’n hondjes. Kortom volop ruimte voor beide partijen om onderwerpen aan te dragen die niet bekend zijn vooraf en waarbij er niet inhoudelijk van mening gewisseld kan worden. Omdat of de OR of de bestuurder zich er niet op heeft voorbereid. Zonde van jullie tijd!

Hoe vinden jullie dat eigenlijk zelf, als OR, als je verrast wordt tijdens het overleg door iets nieuws van de bestuurder? Er is dan zeker geen sprake van een evenwichtige relatie of wel? dan ga je niet effectiever en met meer resultaat vergaderen met jouw Ondernemingsraad.

Ik denk dat het helder, hoe dat voelt voor jezelf maar zo is het ook voor de bestuurder. Hou er rekening mee dat, vaak alles wat hij zegt, als formele informatie wordt genoteerd, dus als je de bestuurder verrast zal hij vaak de informatie even willen overwegen, controleren of zijn eigen perspectief er op los laten. En wat doe je dan als bestuurder in zo’n situatie? Ga je dan wat roepen over iets waarvan je niet zeker weet of het juist is? Nee natuurlijk niet.
Kortom zijn antwoorden liggen in de volgende lijn: we komen er op terug, dat zoeken we uit, we stellen een onderzoek in, dat bestaat niet, wie heeft dat gezegd?, dat klopt niet, dat zie ik anders, etc.
Mijn mening? Niet effectief voor jullie beiden! is er wat aan te doen Ja zeker!

Ik krijg ook wel eens te horen dat OR-leden het leuk vinden om een bestuurder te verrassen, te zien hoe hij reageert, tja dat kan je natuurlijk best leuk vinden maar wat het beoogde doel met die actie dan is weet ik niet. (vraag aan de lezer: als jij een goede reden weet om de bestuurder te verrassen laat het mij weten via Hielke@hbuor.nl).

Als je het wil doen om te demonstreren hoe vervelend het is om verrast te worden dan begrijp ik dat wel natuurlijk. Maar dat is eenmalig. Dat heeft met wederkerigheid te maken waarover een ander keer binnen dit model gesproken wordt. Want over dat begrip is ook een boel te vertellen in relatie tot een evenwichtig overleg.

Tenslotte wat wil je bereiken met je punt, zorg dat dat bekend bij de bestuurder, ruim vooraf en duidelijk beschreven. Dan kom je verder en ga je sneller. Zo kan je effectiever en met meer resultaat vergaderen met jouw Ondernemingsraad.

Over dit thema heb ik ook een opname gemaakt die vindt je hier op you tube

Een aangeklede agenda

Mijn advies is werk met een aangeklede agenda. Velen van jullie weten wat ik daar mee bedoel, maar uiteraard leg ik het nog even uit. In het verlengde van mijn vorige punt, ‘Verras je bestuurder niet’, komt het aankleden op het volgende neer: Ik zal me nu onthouden van een vergelijking met een seksueel getint karakter.
In een aangeklede agenda maakt de OR bekend wat OR wil bespreken, op welke manier (BOB-fase) en wat de OR verwacht van de bestuurder. Deze verwachting is in diverse tijdseenheden te verdelen afhankelijk van de fase van het onderwerp: beeldvormings fase: de OR verwacht vooraf van de bestuurder al zijn beeld, Oordeel idem en besluitvormingsfase is gericht op wat de bestuurder voornemens is te gaan beslissen.
Uiteraard is in die fase nog de mening van de OR van belang en van invloed maar het is goed om te weten waar je op kan rekenen.

Met een aangeklede agenda wordt het ook voor de secretaris een stuk makkelijker om te notuleren: vooraf is al duidelijk wat de OR wil, als het goed is ook het voorlopig standpunt van de bestuurder al bekend met als resultaat dat je slechts de overeenkomsten en verschillen (in die volgorde levert dat een beter resultaat op dan andersom omdat je meer het gevoel krijgt dat je hetzelfde bent en wil)  hoeft te bespreken, dat kan vooraf al geïnventariseerd worden en onderdeel zijn van de voorbereiding van de OR. Zo kan de secretaris en de OR makkelijker zijn voorbereiding doen. Uiteraard komen de voorstellen voor de aangeklede agenda van de commissies. Ook hieraan komen we toe in het Directie model gericht op effectiever en met meer resultaat vergaderen met jouw Ondernemingsraad.

Tenslotte is zo’n aangeklede agenda ook makkelijker voor de achterban als die de agenda van jullie vergaderingen te zien krijgen. Dan is het geen abracadabra en zullen de meeste weten waar het ongeveer over gaat in zo’n overleg EN wat de inzet, wens van de OR is ten aanzien van het onderwerp.

Door deze twee begrippen: ‘verras je bestuurder niet’ en de ‘aangeklede agenda’ in jullie praktijk te implementeren zal je zien dat je vaker sneller door de agenda gaat, dat er minder ruimte is voor gepraat in de ruimte en dat het voor de voorzitter van de vergadering makkelijker is om de tijd en onderwerpen te bewaken. Zo kan je effectiever en met meer resultaat vergaderen met jouw Ondernemingsraad.

Ga het eens uitproberen! iets nieuws doens is nooit eenvoudig dus reken er op dat dat het de eerste keer niet gemakkelijk  gaat. Maar als je het eenmaal door hebt……. wil je niet meer anders. Dus leer door te doen en blijven doorgaan tot het vanzelf gaat. Zo kan je effectiever en met meer resultaat vergaderen met jouw Ondernemingsraad.

Succes

Hielke