arrow_drop_up arrow_drop_down
6 januari 2021 

Documentatie voor de OR, Moet je agenda’s en verslagen van de OR delen met de organisatie?

Documentatie voor de OR

Moet je agenda’s en verslagen van de OR delen met de organisatie?

Documentatiefase
Agenda van vergaderingen, verslagen van vergaderingen en het jaarverslag van de ondernemingsraad zijn openbaar op grond van artikel 14 WOR.  Die moeten tijdig en volledig bekend worden gemaakt aan alle collega’s. Hoe zit dat met het advies van de OR naar aanleiding van een organisatieverandering. Hoe past dit bij documentatie voor de OR?

Aanleiding is een organisatie verandering
Binnen onze onderneming heeft een reorganisatie plaatsgevonden met enkele tientallen gedwongen ontslagen. De OR heeft na een zorgvuldig doorlopen adviestraject een uitgebreid advies uitgebracht. De OR is nu door enkele boventallige collega’s gevraagd het advies te delen. De bestuurder wil dit niet omdat er nog gevoelige informatie in staat die hij met de OR heeft gedeeld. Is de OR verplicht om deze informatie, het advies te delen?

De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) bepaalt niet dat adviezen van de OR moeten worden gepubliceerd. Dit is anders voor de agenda van vergaderingen, verslagen van vergaderingen en het jaarverslag van de ondernemingsraad. Deze moeten op grond van artikel 14 WOR tijdig worden gepubliceerd aan iedereen die werkt in de onderneming. Dit is onderdeel van de fase: Documentatie voor de OR

Documentatie fase (Dossiervorming)
In de WOR staat niet dat adviezen van de OR moeten worden gepubliceerd. Het is dus ook niet verplicht om een advies over een bepaald onderwerp te publiceren.  Vanwege de transparantie en het contact met de achterban kan het verstandig zijn dit wel te doen. In het kader van documentatie en verantwoording naar je collega’s is dit wel aan te bevelen. Zeker bij adviestrajecten die impact hebben op de onderneming en de collega’s. Door de publicatie van het advies, documentatie voor de OR, kun je als OR laten zien dat je een goed en weloverwogen advies hebt gegeven waarbij alle belangen zijn meegenomen.

Reflectie en confrontatie fase: Is geheimhouding nog redelijk?
Aangenomen moet worden dat als de OR zijn advies wil publiceren dit mogelijk moet zijn. Er zijn echter scenario’s denkbaar, zoals bij verkoop van een onderdeel van de onderneming, dat het niet mogelijk om het advies te bekend te maken. Of zeker niet het gehele advies. Dat is dus het geval wanneer je door de openbaarmaking van het advies informatie prijsgeeft die onder de geheimhoudingsverplichting of concurrentiegevoelig is. Het komt voor dat in het advies bedrijfsgeheimen staan waarvoor de bestuurder geheimhouding heeft opgelegd. Hoe ga je dan om met documentatie voor de OR?

Volledig geheim of deels geheim
Het is belangrijk om goed te bekijken of geheimhouding na afloop van het adviestraject nog redelijk is. Neem hierover een standpunt in, inclusief voorstel over wat wel en niet, en leg dat voor aan de bestuurder. Soms blijkt dat door de aard van de informatie in het advies het niet mogelijk is om het advies integraal bekend te maken. Kies dan om een samenvatting bekend te maken zodat jullie collega’s wel op hoofdlijnen weten wat jullie geadviseerd hebben en waarom en hoe.

Confrontatie fase: Voorstel aan de bestuurder
Het is verstandig zijn om al tijdens het adviestraject afspraken te maken met de bestuurder over de manier waarop de collega’s kennis kunnen nemen van het advies. Maar ook op welke wijze de achterban betrokken gaat worden bij het opstellen van het advies. Uit jurisprudentie blijkt dat een adviestraject niet volledig onder geheimhouding afgerond mag worden. De OR zal altijd goed na moeten denken over de manier van communiceren richting collega’s. Daarom is het slim om je woorden zorgvuldig te kiezen als je over je advies communiceert.
Ook dit is onderdeel van de fase; documentatie voor de OR.  Een kreet als ‘positief advies’ van de OR (ik adviseer je om nooit een “positief’advies uit te brengen) door de bestuurder over een grote reorganisatie zal wellicht bij de boventallige collega’s fronsende wenkbrauwen geven. Je kunt als OR wel aangeven op welke punten jullie wat geadviseerd hebben zonder dat er geheimen naar boven komen. En laat in ieder geval weten dat je ervoor ‘gestreden’ hebt.
Dat is toch de minste verantwoording die vertrekkers verdienen. Uiteraard blijft het zo dat jullie voor blijvers en gaanders zijn dus in die spagaat zullen blijven. Maar ach zo is het leven van een OR-lid. Deal with it!

 

HBU werkt met het 4 fasen model: afgekort DIRC.

Documentatie : Vastleggen van afspraken etc.
Interactie        : Contact met achterban, beeldvorming etc.
Reflectie         : De OR vormt een zelfstandige mening, op diverse momenten
Confrontatie   : De OR legt de mening voor aan de bestuurder, dit kan op vele manieren.

Alle werkzaamheden van de OR zijn binnen deze stappen onder te brengen. Het helpt de OR ook om zonder juridisch gedoe altijd te zeggen wat ze wil. Hierdoor wordt de OR een aantrekkelijkere partij voor bestuurder en de achterban waardoor er sneller en gemakkelijker nieuwe kandidaten bij de OR zich zullen melden.

Wil je meer weten over het werken met DIRC en snel nieuwe kandidaten voor je OR zoek dan contact met Hielke of via mail hielke@hbuor.nl

Kijk ook eens bij het overzicht van opleidingen voor de Ondernemingsraad

Basiscursus voor de nieuwe OR ondernemingsraad

Training voor de ervaren OR

Training voor de COR

Uitleg over de essentie van medezeggenschap DIRC

 

Over de schrijver
Hielke Boersma is oprichter, trainer en adviseur voor ondernemingsraden bij HBU Training en advies. Hij is de OR-Expert en gespecialiseerd in medezeggenschapsvraagstukken voor OR, COR en PVT
Reactie plaatsen