Checklist veilige terugkeer naar kantoor na Corona met behulp van de OR

Een praktisch lijstje en artikel dat ik vond bij Robertwalters.nl dat ik graag wil delen. Omdat ik weet dat er op dit moment bij veel OR-en over gesproken en of uitvoering aan gegeven wordt.

Nu veel landen de Corona-maatregelen versoepelen, beginnen organisaties zich langzaam voor te bereiden op de terugkomst naar kantoor. Voor de veiligheid van uw werknemers is het belangrijk de richtlijnen van de overheid te volgen. Daarom hebben wij voor u een best practice-terugkomstplan met checklist opgesteld.

Betrokkenheid van de OR bij de veilige terugkeer naar kantoor na Corona

Veel van deze maatregelen vallen binnen het instemmingsrecht van de OR!! Leg deze plannen in concept voor aan de OR voordat ze geïntroduceerd worden. Daarmee vergroot u draagvlak en wordt voorkomen dat er zaken over het hoofd gezien worden. De OR heeft vanuit hun perspectief, de werkvloer, vaak een vollediger en praktischer kijk op de manier waarop u uw plannen kan realiseren.

Best practice terugkeerplan

Met een duidelijk en transparant plan laat u zien aan uw werknemers dat u hun gezondheid op de eerste plaats zet. Onderstaand plan laat in vijf fases zien welke stappen u hier het best voor kunt nemen. Afhankelijk van de huidige gezondheidssituatie in uw land kunt u starten met de voor uw organisatie meest geschikte fase.

Fase 1: Opening kantoor

In deze fase hebben kantoren zich voorbereid op de Corona-restricties die vanuit de overheid gesteld zijn. Werknemers kunnen vrijwillig parttime terugkeren naar kantoor. Dit kunnen ze via HR aangeven, zodat er zicht is op een maximale bezetting van 25%. Hierbij geldt het principe ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’. Medewerkers die met het openbaar vervoer moeten reizen, blijven vanuit huis werken.

Fase 2: Roulerende teams

Zodra de overheidsbeperkingen versoepeld worden en de kantoorbezetting mag worden verhoogd, kunnen werknemers worden opgesplitst in roulerende teams die op verschillende dagen naar kantoor komen. Iedereen mag nog steeds thuis blijven werken, maar er wordt wel verwacht dat ze hun manager en HR-afdeling daarover informeren. De maximale kantoorbezetting is 50%.

Fase 3: Flexibele uren

Flexibele werktijden zorgen ervoor dat reizen veilig is voor werknemers die met het openbaar vervoer van en naar kantoor reizen, waardoor iedereen tijdens deze fase de mogelijkheid heeft om één of meerdere dagen per week op kantoor te werken. De kantoorbezetting in fase 3 blijft onder de 50%.

Fase 4: Verhoging kantoorbezetting

In deze fase worden werknemers aangemoedigd om een vast aantal dagen per week naar kantoor te gaan. Wel geldt nog steeds het principe dat werknemers met gezondheidsproblemen thuis blijven werken en zijn er strikte regels voor werknemers met symptomen van het virus. De bezettingsgraad stijgt tot 75%.

Fase 5: Volledige kantoorbezetting

Alle medewerkers worden aangemoedigd om terug te keren naar kantoor. Wel blijft er met behulp van bepaalde richtlijnen meer flexibiliteit bestaan om vanuit huis te werken. De bezettingsgraad stijgt naar 90%.

Checklist veilige terugkeer naar kantoor na Corona met behulp van de OR

Met deze checklist kunt u op een georganiseerde manier terugkeren naar kantoor, en bent u zich bewust van eventuele knelpunten die een risico voor de gezondheid van uw medewerkers kunnen opleveren.

Veel van deze maatregelen vallen binnen het instemmingsrecht van de OR dus leg deze in concept voor aan de OR voordat ze geïntroduceerd worden. Daarmee vergroot u draagvlak en wordt voorkomen dat er zaken over het hoofd gezien worden.

Benodigdheden (instrumenten, middelen en voorraad):

• Maskers en handschoenen voor werknemers die zich door hun werkzaamheden niet aan de 1,5 meter-regel kunnen houden, bijvoorbeeld in magazijn en logistieke functies
• Temperatuurmetingen bij binnenkomst op terrein of op de werkplek?
• Desinfecteerstations bij de ingangen
• Wegwerpbekers

Gemeenschappelijke ruimtes die weer in gebruik genomen gaan worden:

• Eenrichtingsverkeer in de gangpaden om te dicht langs elkaar heen lopen te voorkomen
• Pijlen op de vloer om de looprichting aan te geven
• Toiletten toegankelijk maken voor één persoon tegelijk
• Beleid voor liftbezetting
• Wanden tussen bureaus
• Lege ruimte tussen werkplekken
• Sluiten van kantines en andere gedeelde ruimtes

Schema’s en restricties die in overleg met OR en werknemers vastgesteld kunnen worden.

• Gespreide shifts voor een lagere kantoorbezetting
• Aangepaste werktijden om te voorkomen dat mensen tijdens de spits reizen
• Geen toegang voor externe bezoekers
• Beleid voor werknemers met klachten
• Reisbeleid

Schoonmaken

• Regelmatige en grondige reinigingsprocedures
• Nieuwe afspraak met schoonmaak
• Clean desk-beleid om flex-werken mogelijk te maken

Wil je hier met een deskundige over praten?
Dan weet je mij te vinden.

Met dank en bron voor meer informatie over het onderzoek, en de terugkeer naar een nieuwe manier van werken.

Robertwalters.nl

Wil je meer weten zoek dan contact met Hielke

Kijk ook eens bij het overzicht van opleidingen voor de Ondernemingsraad

Basiscursus voor de nieuwe OR ondernemingsraad

Training voor de ervaren OR

Training voor de COR

Uitleg over de essentie van medezeggenschap